PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE
FOR GB AIRCOND & ENGINEERING

Last updated: 24/08/2026

1. Introduction

GB Aircond & Engineering (“we”, “us”, “our”) is committed to protect your personal data. This Personal Data Protection Notice (“Privacy Notice”) explains how we collect and handle the personal data you provide to us in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia. Please note that we may amend this Privacy Notice at any time without prior notice and will notify you of any such amendment via our website with a revised “Last updated” date. Your continued usage of our booking system shall be treated as your agreement and acceptance of the updated terms in this Privacy Notice.

2. Collection of Personal Data

When you book an aircon service appointment with us through our website, we collect:

• Company name (if applicable, optional)
• Full name
• Phone number (WhatsApp)
• Email address
• Service address
• Number of aircon unit(s) involved
• Description of the aircon issue (optional)

We do not knowingly collect sensitive personal data (for example: health, religious or biometric information) through this booking system.

3. Source of Personal Data

We collect your personal data directly from you or your legal representatives (property agents, tenants or family members) when you or your legal representatives complete our online booking form.

4. Purpose of Collection

We collect and process your personal data to:

• confirm your aircon service appointment.
• communicate with you regarding your booking (by phone call, WhatsApp, or email).
• deliver the aircon service you have requested.
• keep internal business and accounting records, including records required to be kept under the Income Tax Act 1967.
• respond to enquiries or complaints relating to your booking.

5. How We Process Your Data / Transfer of Personal Data

To operate our online booking system, we use the following trusted third-party service providers, some of which process or store data outside Malaysia:

• Supabase — our database provider, which stores your booking information in Singapore.
• Vercel — our website hosting provider, which processes data in Singapore.
• Resend — our email service provider, based in the United States, used to send you booking confirmation emails.
• Google LLC — used to keep an internal backup record of bookings (Google Sheets), on servers that may be located in the United States or other countries where Google operates.

We have assessed that these providers maintain security standards (including independently audited certifications such as SOC 2 and ISO 27001) and contractual data protection commitments appropriate to protect your personal data, consistent with the requirements of Section 129 of the Act. A copy of our Transfer Impact Assessment is available upon request.

6. Disclosure of Personal Data

We may disclose your personal data to:

• our appointed technician(s) / subcontractor(s), to carry out the aircon service you booked.
• relevant government authorities, where required by law.
• the service providers listed in item 5 above, strictly to operate our booking system.

We do not sell your personal data to any third party.

7. Security of Personal Data

We take reasonable security measures — password-protected access, encryption in transit, and database access limited to authorised staff only — to protect your data from unauthorised access, loss, or misuse.

8. Retention of Personal Data

We keep your personal data for as long as you remain our customer, or as long as reasonably needed for the purposes above, whichever is longer. Where the law requires a longer period — for example, accounting and tax-related records must be kept for at least 7 years under the Income Tax Act 1967 — we retain the relevant data for that period. Data no longer needed is disposed of or anonymised securely.

9. Data Subject's Obligations

Providing your name, phone number, email address and service address is necessary for us to process and fulfil your appointment. If you do not provide this information, we may not be able to confirm or carry out your booking. All other fields (for example: company name, description of the issue) are optional.

10. Your Rights As A Data Subject

You have the following rights under the Personal Data Protection Act 2010:

• access the personal data we hold about you.
• request correction of personal data that is inaccurate, incomplete, or outdated.
• limit or withdraw your consent to our processing of your personal data, subject to any legal or contractual restrictions and a reasonable notice period.
• lodge an enquiry or complaint with us regarding your personal data (see item 12).

Please note that withdrawing consent may affect our ability to process an existing or future booking.

11. Acknowledgement and Consent

By ticking the consent checkbox and submitting our online booking form, you acknowledge that you have read and understood this Privacy Notice, and you consent to the collection, use, disclosure and transfer of your personal data as described above, for the purpose of your appointment.

12. Inquiries and Complaints

If you have any questions, requests, or complaints about how we handle your personal data, please contact us at:

GB Aircond & Engineering — Customer Service

Tel / WhatsApp: 012-610 7533 · WhatsApp us

Email: cs.gbaircond@gmail.com

13. Conflict

In the event of any conflict between this English language Privacy Notice and its corresponding Bahasa Malaysia Privacy Notice, the terms in this English language Privacy Notice shall prevail.

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI
BAGI GB AIRCOND & ENGINEERING

Tarikh dikemas kini terakhir: 24/08/2026

1. Pengenalan

GB Aircond & Engineering (“kami”) komited untuk melindungi data peribadi anda. Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis Privasi”) menerangkan bagaimana kami mengumpul dan mengendalikan data peribadi yang anda berikan kepada kami selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia. Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin mengubah suai Notis Privasi ini pada bila-bila masa tanpa notis terlebih dahulu dan akan memaklumkan anda tentang sebarang pindaan tersebut melalui laman web kami dengan tarikh “dikemas kini terakhir” yang disemak semula. Penggunaan berterusan anda terhadap sistem tempahan kami akan dianggap sebagai persetujuan dan penerimaan anda terhadap terma yang dikemas kini dalam Notis Privasi ini.

2. Pengumpulan Data Peribadi

Apabila anda membuat tempahan janji temu perkhidmatan penyaman udara dengan kami melalui laman web kami, kami mengumpul:

• Nama syarikat (jika berkenaan, pilihan)
• Nama penuh
• Nombor telefon (WhatsApp)
• Alamat emel
• Alamat perkhidmatan
• Bilangan unit penyaman udara yang terlibat
• Penerangan tentang masalah penyaman udara (pilihan)

Secara sedarnya, kami tidak mengumpul data peribadi sensitif (contohnya maklumat kesihatan, agama atau biometrik) melalui sistem tempahan ini.

3. Sumber Data Peribadi

Kami mengumpul data peribadi anda terus daripada anda atau wakil sah anda (agen hartanah, penyewa atau ahli keluarga) apabila anda atau wakil sah anda mengisi borang tempahan dalam talian kami.

4. Tujuan Pengumpulan

Kami mengumpul dan memproses data peribadi anda untuk:

• mengesahkan janji temu servis penyaman udara anda.
• berkomunikasi dengan anda mengenai tempahan anda (melalui panggilan telefon, WhatsApp, atau emel).
• menyampaikan perkhidmatan penyaman udara yang anda minta.
• menyimpan rekod perniagaan dan perakaunan dalaman, termasuk rekod yang dikehendaki disimpan di bawah Akta Cukai Pendapatan 1967.
• memberi respons kepada pertanyaan atau aduan berkaitan tempahan anda.

5. Bagaimana Kami Memproses Data Anda / Pemindahan Data Peribadi

Untuk mengendalikan sistem tempahan dalam talian kami, kami menggunakan penyedia perkhidmatan pihak ketiga yang dipercayai berikut, yang mana sesetengahnya memproses atau menyimpan data di luar Malaysia:

• Supabase — penyedia pangkalan data kami, yang menyimpan maklumat tempahan anda di Singapura.
• Vercel — penyedia hosting laman web kami, yang memproses data di Singapura.
• Resend — penyedia perkhidmatan emel kami, yang berpusat di Amerika Syarikat, digunakan untuk menghantar emel pengesahan tempahan kepada anda.
• Google LLC — digunakan untuk menyimpan rekod sandaran dalaman tempahan (Google Sheets), pada pelayan yang mungkin terletak di Amerika Syarikat atau negara lain di mana Google beroperasi.

Kami telah menilai bahawa penyedia ini mengekalkan standard keselamatan (termasuk pensijilan yang diaudit secara bebas seperti SOC 2 dan ISO 27001) dan komitmen perlindungan data kontrak yang sesuai untuk melindungi data peribadi anda, selaras dengan keperluan Seksyen 129 Akta tersebut. Salinan Penilaian Kesan Pemindahan kami boleh didapati atas permintaan.

6. Penzahiran Data Peribadi

Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada:

• juruteknik / subkontraktor yang dilantik oleh kami, untuk melaksanakan perkhidmatan penyaman udara yang anda tempah.
• pihak berkuasa kerajaan yang berkaitan, jika dikehendaki oleh undang-undang.
• penyedia perkhidmatan yang disenaraikan dalam item 5 di atas, semata-mata untuk mengendalikan sistem tempahan kami.

Kami tidak menjual data peribadi anda kepada mana-mana pihak ketiga.

7. Langkah Keselamatan Data Peribadi

Kami mengambil langkah keselamatan yang munasabah — akses yang dilindungi kata laluan, penyulitan semasa transit, dan akses pangkalan data yang terhad kepada kakitangan yang diberi kuasa sahaja — untuk melindungi data anda daripada akses tanpa kebenaran, kehilangan, atau penyalahgunaan.

8. Tempoh Penyimpanan Data Peribadi

Kami menyimpan data peribadi anda selagi anda kekal sebagai pelanggan kami, atau selagi yang diperlukan secara munasabah untuk tujuan di atas, mana-mana yang lebih lama. Jika undang-undang memerlukan tempoh yang lebih lama — contohnya, rekod berkaitan perakaunan dan cukai mesti disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun di bawah Akta Cukai Pendapatan 1967 — kami mengekalkan data yang berkaitan untuk tempoh tersebut. Data yang tidak lagi diperlukan akan dilupuskan atau dianonimkan dengan selamat.

9. Kewajipan Subjek Data

Memberikan nama, nombor telefon, alamat emel dan alamat perkhidmatan anda adalah perlu bagi kami untuk memproses dan memenuhi janji temu anda. Jika anda tidak memberikan maklumat ini, kami mungkin tidak dapat mengesahkan atau melaksanakan tempahan anda. Semua medan lain (contohnya nama syarikat, penerangan masalah) adalah pilihan.

10. Hak Anda Sebagai Subjek Data

Anda mempunyai hak berikut di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010:

• mengakses data peribadi yang kami simpan tentang anda.
• meminta pembetulan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, atau sudah lapuk.
• mengehadkan atau menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan data peribadi anda, tertakluk kepada sebarang sekatan undang-undang atau kontrak dan tempoh notis yang munasabah.
• membuat pertanyaan atau aduan kepada kami mengenai data peribadi anda (lihat item 12).

Sila ambil perhatian bahawa menarik balik persetujuan mungkin menjejaskan keupayaan kami untuk memproses tempahan sedia ada atau akan datang.

11. Pengakuan dan Persetujuan

Dengan menandai kotak persetujuan dan menghantar borang tempahan dalam talian kami, anda mengakui bahawa anda telah membaca dan memahami Notis Privasi ini, dan anda bersetuju dengan pengumpulan, penggunaan, pendedahan dan pemindahan data peribadi anda seperti yang diterangkan di atas, untuk tujuan janji temu anda.

12. Pertanyaan dan Aduan

Jika anda mempunyai sebarang soalan, permintaan, atau aduan tentang cara kami mengendalikan data peribadi anda, sila hubungi kami di:

GB Aircond & Engineering — Khidmat Pelanggan

Tel / WhatsApp: 012-610 7533 · WhatsApp kami

E-mel: cs.gbaircond@gmail.com

13. Konflik

Sekiranya berlaku sebarang konflik antara Notis Privasi bahasa Inggeris ini dan Notis Privasi Bahasa Malaysia yang sepadan, terma dalam Notis Privasi bahasa Inggeris ini akan diguna pakai.